国内统一连续出版物号:CN21-0848/G

主办:大连民族大学

出版:《大连民族大学报》编辑部

主编:周禹辰

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往期回顾
档案服务找准新方位 把牢方向适应新时代

每天早晨,当我们一走进美丽的学校,就能远远看到图书馆上方的电子标语“学习贯彻党的十九大精神,决胜全面建成小康社会,夺取新时代中国特色社会主义伟大胜利 ”,这无疑是2017年中国最热的一段话,这是习近平总书记在举世瞩目的中国共产党第十九次全国代表大会上,为全国各族人民描绘的宏伟蓝图,是我们在新时代的奋斗目标。每天上班来到位于第一教学楼的档案馆时,我们都会抬头凝视,无形中成为不可缺少的晨读,它不断激励我们档案工作人员,不忘初心,牢记使命,通过每一天的勤奋工作,履行好存档守史的神圣职责。

当我们迎来充满希望的2018年,回首刚刚过去的2017年是不平凡的一年,学校大事要事多,工作任务重。档案馆紧扣学校中心工作和重点任务,找准档案工作服务学校建设发展的新方位,不断增强建设与时代同步的数字化档案馆的责任担当,发挥好档案工作为学校大局服务、为学校发展服务、为广大师生服务的不可替代的作用。

 

深入各部门指导归档 馆藏档案提质增效突破两万卷

档案资源是保存历史、提供服务的根本,促进档案资源提质增效是建馆后工作的切入点和着力点,是每次馆务会必谈内容。大家坚持问题导向追根溯源,对归档不规范、范围不健全、甚至个别躲避不动的问题,找原因想办法,靠前指导和说服,促使各部门档案材料及时收集、整理、立卷和向档案馆移交,争取全校各个归档点位早日做到进馆范围不缩减、进馆质量不降低、进馆时间不拖延。三年来,归档工作几乎贯穿全年每个时段,通过两三个年度的归档周期,促进档案资源持续增长。2017年收集整理党群、行政、外事类档案3648件,整理归档教学、科研、设备、基建、出版、财务类档案2839卷。截止2017年末,馆藏档案实现20175卷、8449件,实物243件,照片6800多张。

大力推进档案工作的新做法即时归档,在各部门的配合下,即时归档成效显著。其中毕业生成绩和卡片在离校后的暑假前后就开始布置收集,新生录取名册在9月份新生到校就催收入馆,教学类当年即时归档302卷、出版类21卷。学校思政会、迎评、总支推进会等主题活动也是即时归档跟进的内容。即时归档避免集中归档带来的繁乱疏漏,使归档内容更完整,指导和复核周到精准,当年就能进行数字化处理,方便利用。

5份开始,与计财处联手,对财会档案分室保存的2007--2017年共十年财会档案,按照规范全部重新整理、立卷、编目,工作量大,已完成任务过半。

与此同时,为适应数字时代发展的需要,主动向地方档案部门请教,与多所高校同行远程探讨交流,开始尝试新载体的归档。2017年先将学校官网新闻消息、政务微信、航拍图片视频、毕业生照片档案等这几类分别进行收集和编目,共计1185条、3.53G ,使之成为学校完整历史的组成部分。

 

紧扣学校大事要事 满足学校和师生对档案利用的各种需要

近年来,是学校档案利用大幅度增多的时期,档案馆紧扣学校大事要事,不仅注重做好日常各类档案利用服务,更是保证重点工作对档案的利用,2017为各学院、各部门提供了各类查询利用服务2141人次,查阅档案3232卷件,复印档案资料4631页,查阅复制基建图纸近200张。

档案因其特有的价值,在学校筹建、招生建校、不同时期的教学评估、更名大学等重大工作中,发挥着档案史料不可替代的存凭、资政作用。2017年档案馆围绕学校提出的年度三件大事,即提升学校人才培养质量、提升办学水平和拓展办学空间,全年在不同时间段提供了学校建设发展各个阶段的论证报告和上级批复,各级政府和领导针对学校办学定位的讲话,历年来招生、毕业生数、教师数,近三年党委常委会、校长办公会专题会议纪要,1997年前后各专业招生时间、近35年的各专业和各学位批复时间等。还随时配合整改清查回头看等工作,提供各部门不同类别的档案等。为配合审计处对全校教学工作量的审计,两个部门领导一起商议后特为审计处指定人员开通相关账号,在固定时间授权教学工作量档案的阅览权。配合学校校友会校友网站数据采集工作,提供场地、技术、数据元供校友会使用等等,切实发挥好档案工作服务大局的作用。

这些集中查阅的特点是类别杂、数量大、任务急,我们把保证随叫随到看做是衡量工作质量的重要指标,无论是下班闭馆时间,还是节假日、寒暑假,都能做到召之即来全程跟进。有时遇到查档部门只能提供大致的线索,档案馆人员从不嫌麻烦,与查档人员一起梳理思路,从不同角度多次查找,直到找到为止。在提供利用服务中,严格履行相关手续,对涉密档案严格按照学校保密规定执行,强化管理,保证利用过程档案的安全和完整。

 

首例专题档案编目入库 日积月累创业史料弥足珍贵

20173月,退休在即的张英福副校长将悉心整理出在学校工作至今32年的所有工作记载,主动赠与档案馆,这是档案馆接收来自个人的记载学校从筹建到建设和发展最为完整的珍贵史料。

张英福副校长是1985年随学校筹建调入学校的,他是学校从筹建、缓建、上马兴建、跨越式建设、金石滩校区建设等三十二年来全过程的创业建设者,为学校的建设发展做出了重要贡献。此次交接入馆的资料,是张英福副校长1985年投身学校筹建至今的以手稿为主的工作日记、会议记录和各种主题资料共83本,老照片38张,其中还有筹建期间老领导的手笔。这些资料真实地记录了学校的从筹备建校到建设发展,从东北民族学院到大连民族大学,从开发区校区到金石滩校区的各个历史瞬间。一页页泛黄的会议记录,清晰地记载着当时艰苦创业的动人情景和全过程,学校老一辈创业者以及几代建设者为学校发展呕心沥血、矢志不渝的追求与奋斗跃然纸上,堪称是一部“坚韧不拔,艰苦创业”的民大精神的写真集。

档案馆工作人员面对这些完整的史料,都不由得对张校长三十多年如一日兢兢业业履职尽责、全心全意创业开拓、言行合一主动作为、日积月累水滴石穿的爱校如家的敬业精神、做法叹为观止,充满深深的感动和敬意。在馆务会上,大家从档案是反映一所学校建设发展最原始的资料进行鉴定,此次张校长交接入馆的史料存凭价值最为突出,它具有不可替代的现场记载价值,一致同意设立首例专题档案,对日后整理学校的历史、教育启迪后人,是一笔难求的精准翔实的历史财富。

学校的老档案也发挥了特殊的作用,通过为图书馆馆长杜智殊查阅关纪新父亲—-原最高人民检察院副检察长关山复的珍贵手书,配合了图书馆完成接受北大学者、老作家孙玉石夫妇向我校图书馆无偿捐赠个人藏书8882册。这次赠书是由关山复之子关纪新热心牵线的。关山复同志为我校筹建做出过特殊贡献,他为东北民族学院正式立项并投资兴建,曾在1989年和1991年在全国人大会上多次联名呼吁。档案馆十分重视此次查档工作,1986年来校工作的馆长宋江岩对这段历史还记忆犹新,当下就与分管此类档案的宋维平老师为杜馆长找到了相关档案和老照片,并提供复印件。看着这些历史真迹,杜馆长感叹道:“学校档案收集真是很全面,看到这样的手书,就如同亲眼目睹了各级领导对民族学院的关怀,我一定将这些珍贵档案转交到关纪新手中。”事后,我们得知,关纪新在看到他父亲的手书时百感交集,没想到近三十年的父亲手书还能原封不动的珍藏着,让他很感动。捐赠书籍的孙玉石夫妇留言说:“大连民族大学完成了我们取之于民,用之于民的心愿,使我们能为民族教育事业,继续奉献我们的绵薄之力。

 

加快信息化建设 管理模式升级与档案数字化同步推进
 2017
年,档案馆全面启用数字档案管理系统进行归档工作,可以说这是档案工作由传统管理进入数字化管理的标志。数字档案管理系统的使用,使档案的搜索、利用、全文检索的功能全面提速,为查找档案提供了诸多可能。从2017年开始,档案归档工作全面启用数字档案管理系统,系统接收规范、利用便捷、安全管控、方便易用的功能,既有利于提高档案管理的效率,又有利于档案信息的长期保存和安全保密的需要。档案馆还完善档案双套制接收入馆模式,规范全校各单位应归应收的档案录入数据库,开通兼职档案员档案目录检索服务。对兼职档案员的指导也多了一项对系统的了解和使用,而再通过系统开展的对档案的利用,又使大家感到史料近在咫尺,拿取便利快捷。

10份开始,档案馆进行了纸质档案数字化扫描的二期工程。在总结一期的各种经验的基础上,要求二期工程流程规范、格式统一、字段完整、符合安全保密要求,扫描质量再高些,挂接更融合些。年内进行教学、财会、行政、党群、外事、设备六大类档案的增量扫描,对基建、科研两大类历年档案扫描三十余万页,寒假前完成后期挂接和复核。

完成符合国家档案局要求,与时代趋势契合的档案馆网站总体设计。网站不仅设计有PC端,还再考虑手机移动端网站的设计,力求栏目齐备、美观简约、强化服务。开通档案馆微信公众号,及时发布动态,扩大档案的宣传教育影响.


档案育人深入人心 尽心尽力为铜仁地区档案工作助力

档案馆以国际档案日为契机,以“档案—我们共同的记忆”为主题,精心开展内容丰富的宣传活动,以漫画和文字方式制作展板、宣传海报,生动形象的介绍“国际档案日”的由来和意义、学校档案馆的概况、精选珍贵史料、档案不同载体,还展示了学校第一份文件、第一本案卷、第一份入学通知书、第一张课程表、第一份校报、国家部委老领导的手笔等实物,提高师生重视档案、利用档案、保护档案的意识。

615日开展首次“档案开放日”活动,面向兼职档案员、各民族学生、相关领导连续开放三批,馆内老师带领大家参观库房、讲解档案知识、为学生打印高考录取名册、演示档案管理系统等档案业务,让师生在了解校史、感悟校史中,深刻领悟民大精神,激发爱校的自豪感。来馆参观的环境工程141班藏族学生洛桑竹玛给我们留言:“校史档案是凝聚人心的有效载体,对校史了解得越多,对学校的感情就越深,认同感与归属感就越强。”

为民族地区服务是民族高校义不容辞的一项职责,档案馆在4月参与了培训部举办的贵州铜仁档案地方志培训班的工作,承担了培训课程和师资的安排,铜仁地区各级档案局馆的领导和专业人员近50人参加了培训。档案馆认真分析近年来国家对档案工作的要求和信息化发展趋势,针对民族地区档案馆建设需要,仔细设计课程和考察基地,并多方协调,多次情真意切的说明打动了大连市档案局和金普新区档案局的领导,最后,商定由市档案局三个处的一把手亲临培训班分三个专题授课,协调好到全国档案工作先进集体金普新区档案馆实地考察,为表示重视,高局长全程陪同接待工作。我校档案馆也列入考察单位,在培训期间随时接待来访的同行参观交流。无论是培训内容,还是我校的档案馆建设,都受到民族地区同行的好评。培训班的领导临行前特地送来赠言表示感谢:

记忆历史,服务教学科研功不可没;

凭证依据,开发信息资源硕果共享。

档案馆也把听取市局的业务指导、参观国家档案示范先进单位、接待同行的参观交流,作为馆务会的专题讨论内容,通过对照自查,人人都联系工作实际谈收获和感受。大家真切感到,一个地区和单位工作做得再好,如果没有做好史料积累和整理,都会随着时间流逝而被遗忘和忽略,这恰好就是我们兰台人的职责和使命,也是档案工作所不可替代的重要意义。全馆人员对这三年的辛苦付出感到欣慰,更增进力争上游的信心和干劲。为此,作为档案工作者也深感档案资源离不开日常和及时的收集,“资源在先”是保证利用的最大前提,这就要发扬钉子精神,无论是收集还是利用,都要一锤一锤接着敲,直到把钉子钉实钉牢,钉牢一颗再钉下一颗,不断钉下去,才能一张蓝图绘到底,做出经得起历史检验的实绩,这正是我们孜孜以求的目标。